2　文書取扱主任は、当該課において次の職務について職員を指揮し、又は自ら事務を行うものとする。

2　令達文書の種類及び性質は、次に掲げるとおりとする。

3　一般文書は、前項に定める令達文書以外の文書等をいう。

2　勤務時間外に到達した文書は、当直者を経て総務部総務課が受領する。この場合において、電子文書(電子メールにより受信した文書を含む。)により到達した文書は、原則各課において直接受領する。

3　郵便料金等の未払又は不足の文書については、官公署から発送されたもの及び総務部総務課長が必要と認めたものに限り、その料金を支払い、受け取ることができる。

2　2以上の課に関連のある文書は、最も関係の深いと認める課に配布する。ただし、その主管について各課の意見を異にするときは、総務部総務課長が調整により主管課を決定するものとする。

3　主管に属しない文書が配布されたときは、その旨を明記して総務部総務課に返付しなければならない。

4　市の主管に属さない文書については、総務部総務課が返送又は転送の手続をとるものとする。

5　官報及び県公報は、総務部総務課で管理、保存する。ただし、市に関係する記事その他主要なものが掲載されているときは、市長及び副市長の閲覧に供するものとする。

2　主管課に配布された文書及び直接主管課に到着した文書の収受は、次に定めるところにより、行うものとする。

2　文書の起案に際しては、次に掲げる事項に留意しなければならない。

3　起案者は、起案年月日、施行上特別の取扱いを必要とする文書においては、その施行上の注意、経由を要する文書においてはその経由先及びその他の必要事項を記入した上、起案者の欄に職及び氏名を記入し、上司の決裁を受けなければならない。

2　緊急を要する起案文書で中間の上司が不在のときには、処理の遅滞を避けるため、後閲の手続をとらなければならない。

2　合議を受けた関係課において異議があるときは、速やかに主管課と協議し、なお意見が相違して協議が一致しないときは、双方の意見を付して上司の指示を受けなければならない。

2　文書の決裁に際しては、次に掲げる事項に留意しなければならない。

3　伺に付した結果、決裁の趣旨が立案と異なるに至った場合は、決裁を終えた文書(以下「決裁文書」という。)を施行前に関係課長に回覧しなければならない。

2　決裁文書の浄書に際しては、次に掲げる事項に注意して行わなければならない。

3　浄書した文書は、必ず照合を行わなければならない。

2　前項の規定にかかわらず、次に掲げる文書は、公印の押印を省略することができる。

3　公印の押印を省略する場合は、発信者名の下に「(公印省略)」と表示する。この場合において、印刷する通知その他「(公印省略)」を要しないとすることが適当であると認めた文書は、この限りでない。

2　各主管課は、発送する文書を文書発送簿(様式第4号)の所定の欄に、文書番号を始め発送日等所要事項を記入し、決裁文書には施行年月日を記入しなければならない。

2　ファイリングに当たっては、原則として保存年限の異なる文書は同一の簿冊等にとじないようにし、永年保存文書については必ず別の簿冊につづらなくてはならない。

3　簿冊には、背表紙の所定の位置に次に掲げる事項を記入したタイトル(様式第5号)を貼付する。

4　厚さが1.5センチメートル未満の簿冊については、前項各号に規定する事項を記入したタイトル(様式第6号)を表紙に貼付するものとする。

2　各文書の類目、付記及び種別は、別に定める文書分類表による。

3　文書の保存年限の起算日は、完結文書となった日の属する会計年度の翌会計年度の4月1日とする。

2　総務部総務課は、前項に規定する文書分類登録・変更表に基づき変更内容を確認の上速やかに文書分類表を変更し、各主管課に提示しなければならない。

2　文書目録は、原則として3年保存以上の簿冊に添付するものとする。

3　文書目録は、簿冊の先頭ページにとじ込み、常につづられている文書を把握できるよう新たな文書がとじ込まれるごとに文書名を追加記入する。

4　文書の形態や種類により文書目録を当該簿冊につづることができない場合は、文書取扱主任が一括して保管するものとする。

5　総務部総務課の指示があったときには、文書目録の写しを総務部総務課に提出する。

2　保管の期間は、原則として保存年限起算日より3年間とする。

3　保管場所や保管文書の利用その他保管の方法については、文書取扱主任を中心に各主管課において取り決めるものとする。

2　常用文書として指定することができる文書は、次に掲げるものとする。

2　保存書庫等への文書の移替えは、次に定める方法により行うものとする。

2　保存書庫において保存されている文書を利用しようとするときは、総務部総務課に備付けの保存文書閲覧簿に所定の事項を記入の上、総務部総務課の承認を得て行わなければならない。

2　総務部総務課長は、利用期間中であっても、その必要が生じたときは、いつでも許可を取り消すことができる。

2　文書の廃棄は、次に定める方法により行うものとする。

3　総務部総務課は、前項第5号において廃棄年月日を転記した保管文書原簿を廃棄文書台帳として使用し、市史等の編さんに必要な文書の保存のために当該文書を廃棄する前に文化財担当課に送付する。

4　文化財担当課は、前項の規定により提出を受けた廃棄文書台帳の中で保存が必要と認められる文書があった場合はその文書を文化財担当課へ移管し、廃棄文書台帳から当該文書を抹消した後に新たに当該文書の保存リストを作成し、その写しを総務部総務課に提出する。

5　総務部総務課は、確認済みの廃棄対象文書を、焼却、裁断等適切な方法にて処分するものとする。

(施行期日)

1　この訓令は、平成18年3月27日から施行する。

(経過措置)

2　この訓令の施行の日の前日までに、合併前の小川町文書事務取扱規程(平成12年小川町訓令第6号)、美野里町文書事務規程(平成13年美野里町訓令第4号)又は玉里村文書取扱規程(平成12年玉里村規程第6号)(以下これらを「合併前の訓令」という。)の規定によりなされた手続その他の行為は、それぞれこの訓令の相当規定によってなされたものとみなす。

3　当分の間、合併前の訓令により保存されている公文書の保存期間については、なお合併前の訓令の例による。

この訓令は、平成19年4月1日から施行する。

この訓令は、平成19年10月1日から施行する。

この訓令は、平成20年7月1日から施行する。

この訓令は、公布の日から施行する。

この訓令は、公布の日から施行する。

この訓令は、公布の日から施行する。

この訓令は、公布の日から施行する。

この訓令は、公布の日から施行する。