○小美玉市通話録音装置の設置及び運用に関する要綱
令和6年3月26日
告示第69号
(趣旨)
第1条 この告示は、市職員電話対応の接遇等の市民サービスの向上を図るとともに、公正かつ適正な業務の執行を確保し、不当要求・威力業務妨害等の抑制、談合防止等に資するため、本庁舎等に設置する通話録音装置の設置及び運用について、必要な事項を定めるものとする。
(1) 通話録音装置 本庁舎等の電話設備機器に接続するもので、外線電話の通話内容を自動的に録音する装置をいう。
(2) 録音データ 通話録音装置により録音し、記録された音声や通話時間及び通話当事者の電話番号等をいう。
(管理責任者等)
第3条 市長は、通話録音装置の適正な設置及び運用を図るため、通話録音装置管理責任者(以下「管理責任者」という。)を置き、所管課の長をもって充てる。
2 管理責任者は、通話録音装置の適正な設置及び運用を図るため、通話録音装置操作担当者(以下「操作担当者」という。)を指名し、操作担当者以外の者に当該通話録音装置の操作等をさせてはならない。
(設置等の公表)
第4条 市長は、通話録音装置を設置した旨及びその目的について、市のホームページ等によって公表するものとする。
(個人情報保護等)
第5条 管理責任者及び操作担当者は、個人情報保護法施行条例(令和5年小美玉市条例第2号。以下「条例」という。)を遵守し、通話録音装置の設置及び運用に関し適切な措置を講じなければならない。
2 管理責任者及び操作担当者は、通話記録の漏えい、滅失又は毀損の防止その他安全確認のために必要な措置を講じなければならない。
3 管理責任者及び操作担当者は、職務上知り得た情報をみだりに他人に知らせ、又は不当な目的のために利用してはならない。その職を退いた後も同様とする。
4 通話録音装置を使用して、通話の音声を録音するに当たっては、通話の相手方に対し録音することを告知するものとする。ただし、次の各号のいずれかに該当する場合は、この限りでない。
(1) 通話の相手方から市民又は職員の生命、身体又は財産を害する旨の発言が現に行われているとき。
(2) 通話録音装置の機能上、告知することができないとき。
(3) その他告知しないことについて、やむを得ない事由があると認められるとき。
(通話記録の適正管理)
第6条 管理責任者は、通話が記録された通話録音装置については、厳重に管理するものとする。
2 通話記録の保存期間は、原則として7日間とし、通話記録の消去については、通話録音装置の上書き機能により行うことができる。
3 通話記録は、管理責任者が必要と認める場合以外に複製してはならない。ただし、犯罪捜査の目的で捜査機関から要請があった場合及びその他通話録音装置の設置の目的を達成するため管理責任者が特に必要と認める場合は、この限りでない。
(目的外利用及び第三者への提供禁止)
第7条 録音データ及び電磁的記録媒体は、通話録音装置の設置目的以外のために利用し、又は第三者へ提供してはならない。ただし、条例第11条第1項の規定により行うときは、この限りでない。
2 管理責任者は、前条ただし書きの規定により録音データ及び電磁的記録媒体を利用し、又は第三者に提供しようとするときは、条例の規定に基づく所定の手続きを行わなければならい。
(開示請求等)
第8条 管理責任者は、自己情報に係る音声データの開示請求等があったときは、条例の規定に基づく所定の手続きを行わなければならない。
(苦情の処理)
第9条 管理責任者は、通話録音装置の設置及び運用に関する苦情があったときは、迅速かつ適切に対応するものとする。
(その他)
第10条 この告示に定めるもののほか、通話録音装置の設置及び運用に関し必要な事項は、市長が別に定める。
附則
この告示は、令和6年4月1日から適用する。