○小美玉市立学校処務規程

平成18年3月27日

教育委員会訓令第6号

(趣旨)

第1条 この訓令は、小美玉市立学校管理規則(平成18年小美玉市教育委員会規則第9号)第34条の規定に基づき、文書処理その他の事務処理に関し必要な事項を定めるものとする。

(事務の代決)

第2条 校長が不在のときは、教頭(副校長を置く学校にあっては副校長)がその事務を代決する。

(代決の範囲及び後閲)

第3条 重要又は異例に属すると認める事務については、前条の規定による代決をすることができない。ただし、あらかじめ、処理の方針を指示されたもので、特に急施を要するものについては、この限りでない。

2 代決した事務は、速やかに校長に報告するものとする。

(文書取扱主任)

第4条 学校における文書事務を円滑に処理するため、文書取扱主任を置く。

2 文書取扱主任は、所属職員の中から校長が命ずる。

3 文書取扱主任が不在のとき、又は事故があるときは、あらかじめ校長の指定した職員がその職務を行う。

(到着文書の処理)

第5条 学校に到着した文書は、速やかに次に定めるところにより処理するものとする。

(1) 封かん又は包装されているものは直ちに開封し、文書受理簿(様式第1号)に登録するとともに、その文書の余白に受付印(様式第2号)を押し、校長及び教頭の閲覧に供すること。ただし、軽易な文書は、文書受理簿に登録する手続を省略することができる。

(2) 封皮に「親展」又は「書留」と明示されているものは開封せず、その封皮に受付印を押し、文書受理簿に登録した上、直接そのあて名の者に配布し、受領印を徴すること。この場合において、配布を受けた者が、前号の規定による処理を要すると認めたものについては、速やかにその手続を経るものとする。

(3) 現金、金券及び有価証券は、金券等受付簿(様式第3号)に登録し、あて名の者に配布して受領印を徴すること。

第6条 校長は、前条第1号の規定により閲覧したときは、自ら処理するもののほかは、処理意見を示し、教頭(副校長を置く学校にあっては副校長)を経て担当職員に配布するものとする。

(文書の受理番号)

第7条 文書の受理番号は、文書受理簿により一連番号を付し、毎年4月1日に更新するものとする。

(立案)

第8条 事件の処理については、担当職員において、立案し、校長の決裁を受けるものとする。

(文書の発送)

第9条 発送を要する文書は、担当職員において浄書の上公印及び契印を押し、文書取扱主任に回付するものとする。

2 文書取扱主任は、前項の規定による回付を受けたときは、文書受理簿又は文書発送簿(様式第4号)に必要事項を記載し、発送の手続をとるものとする。ただし、軽易な文書については、文書発送簿に記載することを省略できる。

(文書の発送番号)

第10条 文書の発送番号は、文書発送簿により一連番号を付し、毎年4月1日に更新するものとする。

(処理済の文書の編冊)

第11条 処理済の文書は、おおむね次の区分により分類し、年度ごとに文書整理表(様式第5号)を付して編冊し、一定の場所に保管しておくものとする。ただし、第14条の規定により、別表に表簿の分類がなされているものについては、当該分類によるものとする。

(1) 学校管理及び学校経営関係

(2) 教科及び教育内容関係

(3) 学校保健関係

(4) 学校給食関係

(5) 学校図書館関係

(6) 要保護児童・生徒関係

(7) 調査統計関係

(8) 諸給与及び福利関係

(9) 予算及び補助金関係

(10) 各種団体関係

(11) その他

2 前項の規定する文書整理表は、表紙の次にとじ込むものとする。

(未処理の文書の保管)

第12条 未処理の文書は、担当職員において一定の場所に保管し、常にその所在を明らかにしておくものとする。

(表簿の保存)

第13条 表簿は、書庫(書棚)に収め、虫害、湿気及び火気に注意し、かつ、非常事態に際し、特に保全を要するものは、書庫(書棚)の前面に「非常持出」と朱書し、保存するものとする。

(表簿の保存年限)

第14条 表簿の保存年限は別表のとおりとし、保存期間の計算は、その完結した日の属する年度の翌年度4月1日から起算する。

(保存表簿の持ち出し及び公開の制限)

第15条 保存表簿は、学校外に持ち出し、又は外部のものに公開してはならない。ただし、校長の許可を受けたときは、この限りでない。

(保存表簿の廃棄)

第16条 保存期間の満了した表簿は、校長が焼却処分に付するものとする。

(その他)

第17条 この訓令に定めるもののほか、事務処理に関し必要な事項は、校長が定める。

この訓令は、平成18年3月27日から施行する。

(平成20年教委訓令第1号)

この訓令は、平成20年4月1日から施行する。

(平成21年教委訓令第2号)

この訓令は、公布の日から施行し、改正後の小美玉市立学校処務規程は平成21年1月1日から適用する。

別表(第11条、第14条関係)(表簿の保存年限)

表簿の種類

保存年限

学校の管理運営に関するもの

 

学校沿革誌

永年

例規等重要報告書

永年

学校日誌

5年

当直日誌

3年

看護日誌

3年

保健日誌

3年

給食日誌

3年

学校関係法令

常時

日課表

5年

教科用図書配当表

5年

担任学級教科科目時間表

5年

学校医執務記録簿

5年

学校歯科医執務記録簿

5年

学校薬剤師執務記録簿

5年

文書受理簿

5年

文書発送簿

5年

金券等受付簿

5年

第11条第1項第1号から第10号までの表簿

3年

第11条第1項第11号の表簿

1年

教職員に関するもの

 

履歴カード

永年

職員進退関係綴

10年

出勤簿

5年

旅行命令簿

5年

宿日直勤務命令簿

5年

時間外勤務、休日勤務及び夜勤命令簿

5年

年次休暇整理簿

3年

研修承認整理簿

3年

諸願届出書類

3年

出張復命書綴

3年

職員健康診断票

5年

諸給与明細書控

5年

旅費請求書控

5年

通勤手当認定書

常時

扶養親族認定書

常時

児童・生徒に関するもの

 

(1) 指導要録(原本・写し)

 

・学籍に関する記録

20年

・指導に関する記録

5年

(2) 指導要録(抄本)

児童又は生徒が当該学校に在学する期間

卒業証書台帳

永年

児童生徒賞罰関係綴

10年

出席簿

5年

健康診断票

5年

歯の検査票

5年

学校財産に関するもの

 

財産原簿写し

(土地、建物、立木)

永年

財務に関するもの

 

予算表

5年

予算差引簿

5年

物品購入簿

5年

備品台帳

常時

消耗品出納簿

5年

郵便切手受払簿

5年

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小美玉市立学校処務規程

平成18年3月27日 教育委員会訓令第6号

(平成21年1月26日施行)