(趣旨)

第1条　この訓令は、小美玉市立学校管理規則(平成18年小美玉市教育委員会規則第9号)第34条の規定に基づき、文書処理その他の事務処理に関し必要な事項を定めるものとする。

(事務の代決)

第2条　校長が不在のときは、教頭(副校長を置く学校にあっては副校長)がその事務を代決する。

(代決の範囲及び後閲)

第3条　重要又は異例に属すると認める事務については、前条の規定による代決をすることができない。ただし、あらかじめ、処理の方針を指示されたもので、特に急施を要するものについては、この限りでない。

(文書取扱主任)

第4条　学校における文書事務を円滑に処理するため、文書取扱主任を置く。

(到着文書の処理)

第5条　学校に到着した文書は、速やかに次に定めるところにより処理するものとする。

第6条　校長は、前条第1号の規定により閲覧したときは、自ら処理するもののほかは、処理意見を示し、教頭(副校長を置く学校にあっては副校長)を経て担当職員に配布するものとする。

(文書の受理番号)

第7条　文書の受理番号は、文書受理簿により一連番号を付し、毎年4月1日に更新するものとする。

(立案)

第8条　事件の処理については、担当職員において、立案し、校長の決裁を受けるものとする。

(文書の発送)

第9条　発送を要する文書は、担当職員において浄書の上公印及び契印を押し、文書取扱主任に回付するものとする。

(文書の発送番号)

第10条　文書の発送番号は、文書発送簿により一連番号を付し、毎年4月1日に更新するものとする。

(処理済の文書の編冊)

第11条　処理済の文書は、おおむね次の区分により分類し、年度ごとに文書整理表(様式第5号)を付して編冊し、一定の場所に保管しておくものとする。ただし、第14条の規定により、別表に表簿の分類がなされているものについては、当該分類によるものとする。

(未処理の文書の保管)

第12条　未処理の文書は、担当職員において一定の場所に保管し、常にその所在を明らかにしておくものとする。

(表簿の保存)

第13条　表簿は、書庫(書棚)に収め、虫害、湿気及び火気に注意し、かつ、非常事態に際し、特に保全を要するものは、書庫(書棚)の前面に「非常持出」と朱書し、保存するものとする。

(表簿の保存年限)

第14条　表簿の保存年限は別表のとおりとし、保存期間の計算は、その完結した日の属する年度の翌年度4月1日から起算する。

(保存表簿の持ち出し及び公開の制限)

第15条　保存表簿は、学校外に持ち出し、又は外部のものに公開してはならない。ただし、校長の許可を受けたときは、この限りでない。

(保存表簿の廃棄)

第16条　保存期間の満了した表簿は、校長が焼却処分に付するものとする。

(その他)

第17条　この訓令に定めるもののほか、事務処理に関し必要な事項は、校長が定める。