○公文書の名あて人に付ける敬称の取扱いに関する規程

平成18年3月27日

訓令第7号

(趣旨)

第1条 この訓令は、公文書の名あて人に付ける敬称(以下「敬称」という。)に「様」を用いることに関し、特に必要な事項を定めるものとする。

(敬称の用い方)

第2条 敬称には、「様」を用いるものとする。ただし、法令の定めのあるもの、その他市長が「様」を用いることが適当でないと認めたものについては、この限りでない。

(その他)

第3条 この訓令に定めるもののほか、敬称に「様」を用いることに関し必要な事項は、市長が定める。

この訓令は、平成18年3月27日から施行する。

参考1

公文書に用いる敬称

公文書に用いる敬称は「様」とする。ただし、次に掲げるものは除く。

(1) 表彰状等文書の内容、形式から「殿」が適切と思われる文書

(2) 法令等により、様式で「殿」が適切と思われる文書

(3) その他市長が「様」を用いることが適切でないと認めたもの

参考2

わかりやすく、親しみやすい文書づくりをめざして

書き言葉や話し言葉は、行政と市民とのコミュニケーションを図る上でも最も重要な役割を果たします。

現在、仕事の中で使われている言葉には、役所独特の考え方や仕事の進め方の中から生まれたいわゆる「役所言葉」といったものがあります。

しかし、こうした「役所言葉」は長い習慣から無意識のうちに使われているために、職員にとってあまり抵抗のないものでも、市民にとってはなじめないものがあります。

たとえば、冷たい、むずかしい言葉は、行政がいくら優れた構想や政策を掲げても理解されにくく、市民と心を通わせることはできません。

そのためには、市民と共通の立場に立って、意思が通じあう、わかりやすく、親しみやすい言葉を使うことで、市民とのより大きなかけ橋づくりをしようとするものです。

こうした意味で、公文書の名あて人に付ける敬称に「様」を用いることとあわせ、市民の立場に立った、ぬくもりのある、きめこまかな文書づくりに心がけましょう。

わかりやすく、親しみやすい文書づくり用文例

(五十音順)

気になる言葉や言い回し

用文例

如何なる

いかなる、どのような

遣憾なきよう、遣憾なく

適切に処理する(行う)よう

手落ちのないよう

記入漏れのないよう

遺憾である

残念である

如何ともしがたく

どのような方策も考えられない

適用する制度もなく

いただきたく

いただきますよう

 

 

 

 

 

鋭意

 

取り組んでいるところ

取り組んでいる

努力します

努力します

 

 

 

 

 

追って~する

後日~する

該当なき旨

該当がないこと

係る

関する、このような

かかる~を

このような~を

可及的速やかに

早急に、できるだけ早く

格段の

(なるべく使用しない)

~方について

~について、~を~されるよう

格別の

(なるべく使用しない)

格別の配慮を願います

よろしくお願いします

各般にわたって

それぞれについて

過日

先日、さきごろ

過般

先日、さきごろ

かような

このような

勘案し

考慮して、よく考えて

鑑み

~を考慮して、考え合わせて

勧奨する

勧める

還付する

返す、返還する

肝要である

最も重要である

可能な限り

(具体的に書く)

(管)下職員

貴所属(の)職員

貴見のとおり

そのとおりです

あなたの意見のとおり

疑義が(生じたので)

疑問があるので

貴傘下

(なるべく使用しない)

貴職におかれましては

あなたには

忌憚のない

率直な

狭隘な

狭い

祈念する

お祈りする

寄与する

役立つ

供し、~に供し

役立てる、~して、~させて

期日厳守の上

必ず期日までに

堅持する

堅く守る

厳に

(なるべく使用しない)

御教示願いたい

お教えください

御高裁

御決裁

御高配

御配慮

御臨席

御出席

御考察

(なるべく使用しない)

御査収

お受けとり、お収め

御承知のごとく

御承知のように

御精察(賜りますよう)

見ていただくよう

御多端の折

お忙しいところ

御多忙の折

御同道

御一緒

御繁務のところ

お忙しいところ

これが~

この

此方に

こちらに

今般

このたび

懇請する

お願いする

今後かかることのないように

今後このようなことのないように

御案内のとおり

御承知のとおり

よく御存じのとおり

~されたい

~してください

~されたく~します

~してくださるよう~します

参考までに通知します

(通知しますので)

(お知らせしますから)参考にしてください

定めるところによる

~に定められているとおり

小職から

私から、当方から

至急回答されたくお願いします

至急回答してください

資するため

役立てるため、助けとするため

支障のない

差し支えない

事態が生じている

事態になっている

~したところであるが

~しましたが

~してきているところである

~している

事務処理上必要とする

(その場に応じて具体的に書く)

~する次第です

~します

思料する

考える、思う、判断する

所要の

必要な

承認することとなったので通知する

承認された(した)のでお知らせします

所定の

定められた、決められた

慎重に対処

慎重に~を行う

証す

証明する

所存であります

考えております、~する考えです

主務課

担当課(具体的に書く)

出席方についてよろしくお取り計らい願います

出席させてください、出席についてよろしくお願いします

周知徹底されたい

全員にお知らせください

熟知の上

よく御承知の上

種々

いろいろと

遵守

守る

従来の(とおり、例)

いろいろな理由(その場に応じてできるだけ具体的に書く)

充当する

充てる

進捗状況

進み具合、進行状況

しかるに

ところが

速やかに

(期日を明確に)できない場合は

早急に

数次にわたる

数回にわたる

~することとしたので(通知)します

~しますので(お知らせ)します

~することを妨げない

~することができる

~するものとする

~します

先般

先日

善処します(されたい)

適切に処理する(その場に応じてできるだけ具体的に書く)

~せられたい

~してくださるよう

~せられんことを

~してください

積極的に

(具体的に書く)

存じます

思います

送致する

送る、送付する

その旨

そのこと

即応した

~にかなった

その時宜に適した

その時にあった(適した)

多大なる

多くの

直ちに

早急に

衷心より

心から

遅滞なく

早急に

ちょう付する

はり付ける

聴聞

意見を聞く

通知する

お知らせします

添付(書類)

提出していただく書類

~といえども

~であっても

特段の通知のない限り

改めて(特に)通知しない限り

当該

その~、この~

~ところであります

~しています

殿

何分の~を

(なるべく使用しない)

~なきよう

~のないよう

~に当たっては

~するときには

~においては

~では、~は

~にかかる(~に係る)

~に関する

~に供する

(事例に応じてやさしい言葉に換える)

~により行われているところでありますが

~により行っていますが(おりますが)

願いたい

お願いします

念のため申し添えます

(なるべく使用しない)

~を念頭において

~考慮しながら

~の一環として

~の一つとして

~のごとく

~のように

~の時点にあっては

~の時は

~図るべく

~するように、~図るように

~の運びとなりました

~しました

万全を期す(期されるよう)

間違いのないよう十分注意する(よう)

標記

(~までに)必着(のこと)

このことについて

(~までに)必ず提出してください

復命する

結果を報告します

別途~する(します)

改めて~します

後日~します

別に~します

別添(のとおり)

別紙(のとおり)

別段通知なきときは(限り)

別に(改めて)(新たに)通知をしないときは

返戻する

返す、戻す

本件

この件

前向きに検討する

~できるように検討します

目途とする

目標とします

有する

ある、持っている

唯一の

ただ一つの

よろしくお取り計らいください

よろしくお願いします

よろしくお願い申し上げます

了知

了解、理解、承知

留意

注意

良好と認められる

良いと思われる

~を要する

~を必要とします

~が必要です

~を要しない

~を必要としません

~号をもって

~号で

~を賜わり

~をいただき

~を図られたい

~をお願いします

~してください

~を了とする

~を終える、~を済ませる

~を望んでやみません

~を希望します、~を望みます

公文書の名あて人に付ける敬称の取扱いに関する規程

平成18年3月27日 訓令第7号

(平成18年3月27日施行)

体系情報
第3編 執行機関/第1章 長/第3節 文書・公印
沿革情報
平成18年3月27日 訓令第7号